Microsoft Office (MS Word, Excel & PowerPoint) – Full Notes

Microsoft Office (MS Office) एक ‘एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर सूट’ है, जिसे कार्यालयी कार्यों को आसान बनाने के लिए बनाया गया है। सरकारी परीक्षाओं जैसे SSC, Bank और सचिवालय भर्ती में MS Office के व्यावहारिक ज्ञान और Keyboard Shortcuts से सबसे अधिक प्रश्न आते हैं। इस लेख में हम Word, Excel और PowerPoint के महत्वपूर्ण पहलुओं को कवर करेंगे।

MS Word का परिचय (Basic Overview)

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (MS Word) दुनिया का सबसे लोकप्रिय Word Processor सॉफ्टवेयर है। इसका उपयोग मुख्य रूप से टेक्स्ट आधारित दस्तावेज जैसे पत्र, रिपोर्ट और रिज्यूम बनाने के लिए किया जाता है। परीक्षाओं में इसके मेनू टैब, शॉर्टकट कीज़ और टेक्स्ट फॉर्मेटिंग से जुड़े प्रश्न सबसे ज्यादा पूछे जाते हैं।

MS Word को खोलने के लिए रन कमांड (Run Command) में ‘winword’ टाइप किया जाता है।

  • Default Extension: .docx (2007 के बाद) और .doc (2007 से पहले)।
  • Minimum Zoom: 10%
  • Maximum Zoom: 500%
  • Page Size: डिफ़ॉल्ट रूप से ‘Letter’ या ‘A4’ साइज का उपयोग होता है।

महत्वपूर्ण मेनू टैब और उनके कार्य (Menu Tabs)

  • Home Tab: फॉन्ट स्टाइल, साइज, कट-कॉपी-पेस्ट और एलाइनमेंट के लिए।
  • Insert Tab: टेबल, चित्र, हेडर-फूटर, और हाइपरलिंक जोड़ने के लिए।
  • Page Layout: मार्जिन, ओरिएंटेशन (Portrait/Landscape) और कॉलम सेटिंग के लिए।
  • Review Tab: स्पेलिंग चेक (Spelling & Grammar) और शब्दकोश (Thesaurus) के लिए।

‘Exam-Special’ कीबोर्ड शॉर्टकट्स

ये शॉर्टकट्स परीक्षाओं में बार-बार रिपीट होते हैं:

शॉर्टकटकार्य
F7स्पेलिंग और ग्रामर की जाँच करना।
Shift + F7शब्दकोश (Thesaurus) खोलना।
Ctrl + Kहाइपरलिंक (Hyperlink) डालना।
Ctrl + Hटेक्स्ट को बदलना (Replace)।
Ctrl + Gकिसी विशेष पेज पर जाना (Go To)।
Ctrl + Enterपेज ब्रेक (Page Break) करना।
Ctrl + Shift + >फॉन्ट साइज बढ़ाना।
Ctrl + B / I / Uबोल्ड / इटैलिक / अंडरलाइन करना।

4. ‘Exam-Hit’ वन-लाइनर (MS Word Special)

  1. MS Word में डिफ़ॉल्ट फॉन्ट नेम ‘Calibri’ होता है।
  2. किसी शब्द के नीचे लाल लहरदार रेखा (Red Wavy Line) स्पेलिंग की गलती दर्शाती है।
  3. नीली या हरी रेखा ग्रामर (व्याकरण) की गलती को दर्शाती है।
  4. ‘Footnote’ पेज के अंत में होता है, जबकि ‘Endnote’ डॉक्यूमेंट के अंत में होता है।
  5. Format Painter का उपयोग एक टेक्स्ट की फॉर्मेटिंग को दूसरे पर कॉपी करने के लिए होता है।
  6. Drop Cap का उपयोग पैराग्राफ के पहले अक्षर को बहुत बड़ा दिखाने के लिए किया जाता है।
  7. डॉक्यूमेंट में सीधे ऊपर जाने के लिए Ctrl + Home दबाया जाता है।
  8. Mail Merge की सुविधा का उपयोग एक ही पत्र को कई लोगों को भेजने के लिए होता है।
  9. टेक्स्ट के चारों ओर के खाली स्थान को Margin कहते हैं।
  10. Alignment चार प्रकार के होते हैं: Left, Right, Center, और Justify।
  11. Ctrl + J शॉर्टकट का उपयोग ‘Justify’ एलाइनमेंट के लिए होता है।
  12. फाइल को पासवर्ड से सुरक्षित करने के लिए ‘Protect Document’ विकल्प का उपयोग होता है।
  13. Line Spacing दो लाइनों के बीच की दूरी को कहते हैं।
  14. प्रिंट करने से पहले डॉक्यूमेंट कैसा दिखेगा, यह देखने के लिए Print Preview का उपयोग होता है।
  15. Status Bar डॉक्यूमेंट के सबसे नीचे होता है जो पेज नंबर और शब्दों की संख्या दिखाता है।
  16. Navigation Pane का उपयोग हेडिंग्स और पेज को खोजने के लिए किया जाता है।
  17. किसी टेक्स्ट को ऊपर की ओर थोड़ा छोटा लिखना (जैसे $x^2$) Superscript कहलाता है।
  18. नीचे की ओर छोटा लिखना (जैसे $H_2O$) Subscript कहलाता है।
  19. Watermark पेज के पीछे धुंधला टेक्स्ट दिखाने के लिए इस्तेमाल होता है।
  20. Gutter Margin वह मार्जिन है जो बाइंडिंग के समय उपयोग होने वाली जगह के लिए छोड़ा जाता है।

MS Excel & PowerPoint Expert Notes

जहाँ MS Word दस्तावेजों के लिए है, वहीं MS Excel डेटा गणना (Calculations) और MS PowerPoint प्रस्तुतीकरण (Presentations) के लिए अनिवार्य उपकरण हैं। बैंकिंग, रेलवे और SSC की परीक्षाओं में एक्सेल के ‘Spreadsheet’ और पावरपॉइंट के ‘Slides’ से तकनीकी प्रश्न पूछे जाते हैं।

MS Excel (Spreadsheet Software)

एक्सेल एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जिसका उपयोग सांख्यिकीय डेटा को व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है।

  • Default Extension: .xlsx
  • Workbook & Worksheet: एक्सेल की एक फाइल को ‘Workbook’ कहते हैं, जो कई ‘Worksheets’ से मिलकर बनी होती है।
  • Cell Address: कॉलम (A, B, C…) और रो (1, 2, 3…) का मिलन स्थल ‘Cell’ कहलाता है (जैसे: A1)।
  • Total Rows & Columns: एक शीट में 1,048,576 Rows और 16,384 Columns होते हैं।

महत्वपूर्ण एक्सेल फॉर्मूले (Formulas):

एक्सेल में हर फॉर्मूला = (Equal to) से शुरू होता है:

  1. =SUM(): रेंज की संख्याओं को जोड़ने के लिए।
  2. =AVERAGE(): औसत निकालने के लिए।
  3. =MAX() / =MIN(): सबसे बड़ी या छोटी संख्या के लिए।
  4. =COUNT(): केवल उन सेल्स को गिनने के लिए जिनमें नंबर्स हैं।
  5. =CONCATENATE(): दो अलग-अलग सेल्स के टेक्स्ट को जोड़ने के लिए।

MS PowerPoint (Presentation Software)

पावरपॉइंट का उपयोग सूचनाओं को स्लाइड के माध्यम से आकर्षक तरीके से प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है।

  • Default Extension: .pptx
  • Slide: पावरपॉइंट के एक सिंगल पेज को स्लाइड कहते हैं।
  • Slide Show: प्रेजेंटेशन को शुरू करने के लिए F5 शॉर्टकट का उपयोग होता है।
  • Animation vs Transition: एक स्लाइड के अंदर ऑब्जेक्ट्स पर होने वाला मूवमेंट ‘Animation’ है, जबकि एक स्लाइड से दूसरी स्लाइड पर जाने का तरीका ‘Transition’ कहलाता है।

‘Exam-Special’ कीबोर्ड शॉर्टकट्स (Part 2)

शॉर्टकटसॉफ्टवेयरकार्य
F2Excelएक्टिव सेल को एडिट (Edit) करने के लिए।
Ctrl + ;Excelवर्तमान तिथि (Current Date) डालने के लिए।
Ctrl + Shift + :Excelवर्तमान समय (Current Time) डालने के लिए।
Ctrl + MPowerPointनई स्लाइड (New Slide) जोड़ने के लिए।
Ctrl + DPowerPointस्लाइड की डुप्लिकेट कॉपी बनाने के लिए।
Shift + F5PowerPointवर्तमान स्लाइड (Current Slide) से शो शुरू करने के लिए।
Ctrl + KBothहाइपरलिंक इन्सर्ट करने के लिए।

‘Exam-Hit’ वन-लाइनर (Excel & PPT Special)

  1. एक्सेल में सबसे छोटी इकाई Cell होती है।
  2. एक्सेल फाइल के सेल में लिखे गए कंटेंट को Formula Bar में देखा जा सकता है।
  3. किसी सेल में ‘#####’ दिखने का मतलब है कि कॉलम की चौड़ाई (Width) कम है।
  4. एक्सेल में पहले कॉलम का नाम ‘A’ और आखिरी कॉलम का नाम ‘XFD’ होता है।
  5. Relative Cell Referencing एक्सेल का डिफ़ॉल्ट रिफरेन्स प्रकार है।
  6. पावरपॉइंट में Slide Sorter View का उपयोग सभी स्लाइड्स को एक साथ छोटे रूप में देखने के लिए होता है।
  7. किसी प्रेजेंटेशन से बाहर निकलने के लिए Esc की (Key) का प्रयोग किया जाता है।
  8. एक्सेल में Pivot Table का उपयोग डेटा को संक्षेप (Summarize) करने के लिए होता है।
  9. पावरपॉइंट में Handouts का अर्थ है स्लाइड्स की प्रिंटेड कॉपी जो श्रोताओं को दी जाती है।
  10. एक्सेल में Chart बनाने के लिए F11 शॉर्टकट का प्रयोग किया जाता है।
  11. AutoFill सुविधा एक्सेल में सीरीज (जैसे 1, 2, 3…) को अपने आप भरने में मदद करती है।
  12. पावरपॉइंट में टेक्स्ट और इमेज को रखने वाले बॉक्स को Placeholder कहते हैं।
  13. VLOOKUP का उपयोग वर्टिकल डेटा खोजने के लिए किया जाता है।
  14. एक्सेल में Freeze Panes का उपयोग हेडिंग्स को एक जगह रोकने के लिए होता है।
  15. पावरपॉइंट का Master Slide विकल्प सभी स्लाइड्स पर एक जैसा डिज़ाइन लागू करने के लिए है।
  16. एक्सेल में सेल के एड्रेस में डॉलर ($) चिन्ह का उपयोग Absolute Referencing के लिए होता है।
  17. Notes Pane का उपयोग प्रेजेंटर के लिए गुप्त नोट्स लिखने के लिए किया जाता है।
  18. एक्सेल में वर्कशीट का नाम बदलने के लिए टैब पर Double Click किया जाता है।
  19. प्रेजेंटेशन के दौरान अगली स्लाइड पर जाने के लिए Spacebar या Enter का प्रयोग कर सकते हैं।
  20. Ctrl + Shift + L एक्सेल में ‘Filter’ लगाने का शॉर्टकट है।

FAQ: अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

  • प्रश्न: एक्सेल में कुल कितने कॉलम होते हैं?
    • उत्तर: 16,384 कॉलम।
  • प्रश्न: क्या पावरपॉइंट में वीडियो जोड़ा जा सकता है?
    • उत्तर: हाँ, ‘Insert’ टैब के माध्यम से वीडियो और ऑडियो दोनों जोड़े जा सकते हैं।
  • प्रश्न: एक्सेल में सेल का नाम कहाँ दिखाई देता है?
    • उत्तर: नेम बॉक्स (Name Box) में।
  • प्रश्न: MS Word में अधिकतम फॉन्ट साइज कितना हो सकता है?
    • उत्तर: ड्रॉप-डाउन मेनू में 72 होता है, लेकिन मैन्युअली हम इसे 1638 तक बढ़ा सकते हैं।
  • प्रश्न: ‘Portrait’ और ‘Landscape’ क्या हैं?
    • उत्तर: ये ‘Page Orientation’ के प्रकार हैं।
  • प्रश्न: ‘Save’ और ‘Save As’ में क्या अंतर है?
    • उत्तर: ‘Save’ वर्तमान फाइल में बदलाव सुरक्षित करता है, जबकि ‘Save As’ फाइल को नए नाम या फॉर्मेट में सेव करने की अनुमति देता है।
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